Frans van Loef

Free Capacity

Organisaties zijn volop in beweging, ze proberen zich continu aan te passen aan externe ontwikkelingen en nieuwe kansen te grijpen. Aan mogelijkheden en ambities geen gebrek. Maar in de dagelijkse praktijk van de tientallen organisaties waarin ik met managers en teams werk, blijkt het lastig om snel vooruitgang te boeken met nieuwe (strategische) plannen en doelstellingen. Dat is de grootste uitdaging die ik daar tegenkom. De nieuwe plannen en initiatieven worden ‘erbij gedaan’, naast de dagelijkse werkzaamheden die al alle beschikbare tijd lijken op te slokken. Als ik dan doorvraag naar wat de belangrijkste oorzaak is van de stagnerende vooruitgang, blijkt de grootste bottleneck dat er onvoldoende organisatiecapaciteit wordt vrijgemaakt voor de nieuwe plannen en initiatieven. Die organisatiecapaciteit bestaat uit tijd en talent In organisaties zijn twee schaarse middelen: geld (cash) en organisatiecapaciteit (collectieve tijd en talent). Geld wordt strak gemanaged, het is zichtbaar of er geld beschikbaar is (saldi) en waaraan het
besteed wordt.

Voor organisatiecapaciteit is de werkelijkheid heel anders: die wordt veel minder gemanaged, het is niet goed zichtbaar of er nog capaciteit beschikbaar is, en waaraan schaarse organisatiecapaciteit besteed wordt is verre van duidelijk. Het goede nieuws is dat de middelgrote organisaties (100-5000 medewerkers) waarmee ik gewerkt heb, gemiddeld 20 procent organisatiecapaciteit wisten vrij te spelen, waarna ze deze capaciteit veel effectiever konden aanwenden en extra konden inzetten op de grootste kansen. Dit percentage kom ik al een aantal jaren tegen in de praktijk en het is recent bevestigd in publicaties naar aanleiding van onderzoeken
door Bain & Company Inc. in corporate organisaties (Mankins & Garton, 2017).

Het managen van schaarse organisatiecapaciteit gaat over de collectieve tijd en het collectieve talent van een organisatie. Er is volop aandacht voor individuele effectiviteit, dus hoe iemand individueel het slimst kan omgaan met eigen tijd en talent, maar het overall effect hiervan in organisaties wordt overschat. Dat komt doordat mensen vrijwel continu in interactie zijn, vooral met collega’s. Als niet
hele teams en afdelingen dezelfde slag maken, zullen er continu anderen zijn die de effectiviteit van de individuele medewerker weer ondermijnen.

Het managen van organisatiecapaciteit is niet een eenmalige aanpak. Nee juist deze tijd, waarin topprioriteiten sneller kunnen verschuiven op basis van (disruptieve) marktontwikkelingen, vraagt om een veel flexibelere (agile) organisatie waarin je snel organisatiecapaciteit kunt verplaatsen en op de gewijzigde topprioriteiten kunt inzetten.

Je kan samen met je team/afdeling capaciteit vrijmaken in vijf stappen

De FreeCapacity-aanpak helpt je ook direct om meer uit je team te halen, zonder dat er harder gewerkt hoeft te worden. Veel organisaties hebben hier moeite mee, ondanks het feit dat ze er veel in investeren. Ze geven veel geld uit om topperformers binnen te halen (wie zoekt ze niet?) en om de vaardigheden en kennis van medewerkers te verbeteren. Ook optimaliseren en automatiseren ze
processen. Toch blijft de productiviteit van teams verre van wat die zou kunnen zijn. Hoe komt dat? Organisaties creëren obstakels voor teams en medewerkers om optimaal te presteren. Denk aan een overvloed van meetings, e-mails en andere berichten, projecten en rapportages die ervoor zorgen dat er nauwelijks tijd is om ‘echt te werken’. Samengevat: rompslomp in organisaties kost te veel tijd,
vreet energie en heeft een grote impact op de prestaties van teams. Bovendien blijft talent deels onbenut.

Als je dit als manager samen met je team nu echt aanpakt, ervaar je dat je binnen zes tot acht weken 20 procent capaciteit vrijspeelt. Zo zet je samen een grote stap naar het permanent managen van schaarse capaciteit op een eenvoudige en doortastende wijze. Ieder team kan de Free Capacity aanpak zelfstandig uitvoeren. Het begint met bewustzijn, je gaat aan de slag en ervaart direct de positieve resultaten en dit sterkt je in de wens om dit te herhalen, waardoor het een routine wordt in plaats van weer een methode die je niet volhoudt. En inmiddels zijn er breed hanteerbare analytische tools die je in staat stellen om op ieder moment met minimale inspanning een betrouwbaar inzicht te krijgen in waar schaarse capaciteit nu echt in verdwijnt. Door regelmatig op te schonen, ontstaat er capaciteit om harder te groeien met wat er nog is.